Briefpapier drucken

Auch im Zeitalter des Internets spielt Briefpapier nach wie vor eine wesentliche Rolle, wenn es um schriftliche Korrespondenz geht. Vieles wird mittlerweile natürlich online geregelt, dennoch gibt es einen Unterschied zwischen eine E-Mail oder einem Online-Formular und dem Gefühl, ein Stück Papier in der Hand zu halten. Dieses Papier hat übrigens eine nicht unwesentliche Bedeutung bei der Wahl des richtigen Briefkopfes.

Das richtige Briefpapier: Bloß nicht zu dünn

Wenn Sie Entwürfe von Briefen oder Rechnungen ausdrucken wollen, sollten Sie sich auf das günstigste Papier verlassen. Kaufen Sie sich im Handel das dünnste und billigste Papier, das Sie bekommen können. Schließlich muss man heutzutage an allen Ecken und Enden sparen, da können Sie auch beim Papier anfangen. Hinsichtlich des Briefpapiers wäre es allerdings ein Fehler, auf billige Ware zu setzen. Ihr Briefbogen ist Ihre Visitenkarte, die Sie mit der Post versenden. Daher sollte das Papier eine gewisse Qualität und Stärke haben. Übertreiben müssen Sie es aber auch nicht. Ist das Papier zu dick und zu schwer, können sich weitere Kosten ergeben, die durch höheres Porto entstehen. Ein Mittelweg ist sicherlich die beste Lösung.

Briefpapier: Die richtigen Angaben

Natürlich stellt sich immer die Frage, was auf dem Briefpapier stehen soll. Und die danach, was daraufstehen muss, denn bestimmte Angaben sind verpflichtend, auf sie zu verzichten, kann Konsequenzen haben. Es beginnt natürlich mit dem Namen. Ihr Name bzw. der Firmenname, den Sie führen, muss an erster Stelle stehen, das muss im Grunde nicht erwähnt werden. Es folgen Angaben zu Ihrer Anschrift, möglicherweise auch Angaben über ein Postfach. Ein absolutes Muss für das Briefpapier ist Ihre Steuernummer. Nicht nur, wenn Sie Rechnungen schreiben, muss die Steuernummer klar ersichtlich sein, es gilt auch für die Angaben, die Sie auf Ihrem Briefbogen machen. Eigentlich war es das auch schon. Mehr Angaben müssen sich nicht auf Ihrem Briefpapier wiederfinden lassen. Trotzdem gibt es Dinge, die durchaus sinnvoll sind. So ist es in jedem Fall zu empfehlen, dass Sie Kontaktdaten wie Telefonnummer, Mobilfunknummer und eventuell Ihre Website oder E-Mailadresse mit aufführen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wenn Ihr Kunde eine Rückfrage hat, wird er wahrscheinlich zunächst einmal auf dem letzten Brief nachsehen, den er von Ihnen bekommen hat. Findet er dort keine Kontaktdaten, bedeutet das für ihn mehr Arbeit. Und die hat er Ihnen zu verdanken. Das sollten Sie möglichst vermeiden.

Handelsregister oder nicht Handelsregister

Wenn Sie nicht im Handelsregister eingetragen sind, werden Ihnen bei der Gestaltung des Briefpapiers kaum Steine in den Weg gelegt. Ihre Pflichtangaben reduzieren sich auf wenige Auskünfte. Und das sind letztlich die, auf die Sie selbst ebenfalls Wert legen.
Anders verhält es sich, wenn Sie sich haben ins Handelsregister eintragen lassen. Sind Sie beispielsweise eine GmbH, eine OHG, eine KG oder AG, sind dies Angaben, die in Ihren Briefkopf gehören. Und zwar so, wie sie auch im Handelsregister eingetragen sind.

Was bei Briefpapier geht, aber nicht muss

Natürlich wollen Sie Ihr Briefpapier nicht völlig überfrachten. Bedenkt man, dass neben Ihrem Namen, der Anschrift und den Kontaktdaten unter Umständen auch noch Ihr Logo mit auf den Briefkopf soll (was im Übrigen eine ausgezeichnete Idee ist), sind sicherlich irgendwann einmal die Grenzen des guten Geschmacks erreicht. Dennoch lohnt es sich, über einen weiteren Eintrag nachzudenken. Ihre Bankverbindung. Sie sollte allerdings nicht ganz oben erscheinen, auf dem oberen Teil des Briefbogens wirkt sich in der Regel deplatziert. Ihre Bankverbindungsdaten lassen sich aber leicht in die Fußzeile des Briefpapiers integrieren. Dort fallen sie nicht sonderlich auf, werden aber trotzdem schnell und leicht gefunden. Schließlich wollen Sie Ihren zahlungswilligen Kunden nicht die Laune verderben, weil sie lange nach Ihrer Kontonummer suchen müssen.