Briefpapier muss jeder haben!

Das Briefpapier spielt im Geschäftsleben eine wichtige Rolle. Im Zeitalter des Internets und der E-Mail-Korrespondenz wird das jedoch oft vergessen. Viele Unternehmen kümmern sich zu Beginn ihrer Geschäftsaufnahme nicht in ausreichendem Maße darum, wie das Briefpapier aussehen sollte, wie es aufgebaut sein sollte und was in jedem Fall mit dazugehört. Das ist ein Fehler, denn ob Sie Briefe oder Rechnungen verschicken, Sie werden immer wieder den Kontakt zu Ihren Kunden auf dem postalischen Wege suchen müssen. Erweckt Ihr Briefpapier den Eindruck, unprofessionell zu sein, erwecken Sie ganz schnell ebenfalls diesen Eindruck. Für Ihr Geschäft ist das Gift.

Das richtige Briefpapier: nicht zu schwer, nicht zu leicht

Die Frage steht im Raum, auf welche Dinge Sie überhaupt achten sollten, wenn Sie Ihr Briefpapier gestalten oder gestalten lassen. Zunächst einmal geht es um das Papier selbst. Sie müssen kein Papier wählen, das so dick und schwer ist, dass es auch als dünne Steinplatte durchgehen würde. Schließlich schreiben Sie aus keinem Königspalast heraus Ihre Kunden an. Es ist auch nicht unbedingt so, dass Ihr Firmenlogo in erhabener Form auf dem Papier geprägt sein muss. Obwohl ein solcher Effekt durchaus etwas für sich hat. Wichtig ist in jedem Fall, dass Ihr Papier auch nicht zu dünn ist. Wer sich für das billigste Papier entscheidet, wirkt nicht nur unprofessionell. Im schlimmsten Fall denken Ihre Kunden auch noch, Sie seien geizig. Sparsame Menschen sind beliebt, Sparsamkeit ist ein Zeichen von Seriosität und einem guten Blick für die betriebswirtschaftliche Seite. Geizige Menschen aber sind alles andere als beliebt. Diesen Eindruck sollten Sie bei Ihren Kunden also keinesfalls vermitteln. Sollten es einmal etwas zu beanstanden geben, wird er annehmen, dass Sie ihm Schwierigkeiten machen. Die Wahrheit liegt also -wie so oft im Leben- in der Mitte. Entscheiden Sie sich für ein Papier, das eine gewisse Stärke hat und zum Ausdruck bringt, dass Sie es sich ein bisschen etwas kosten lassen, Ihren Kunden zu kontaktieren.
Üblicherweise ist die Grundfarbe des Briefpapiers übrigens Weiß. Doch der Weisheit letzter Schluss muss das nicht zwingend sein. Die Frage ist eher individuell zu beantworten. Wenn in Ihrem Unternehmen eine bestimmte Farbe immer wieder vorkommt, sich sozusagen wie ein roter Faden durch Ihr Geschäftsmodell zieht, dann kann es sogar sinnvoll sein, das Briefpapier danach auszurichten. Apropos roter Faden – rot sollte das Papier auf keinen Fall sein. Infrage kommen lediglich dezente Farben, die den Betrachter nicht wie ein Raubtier anspringen und die Augen belasten. Farbig – ja. Knallbunt – nein!

Name, Anschrift. Basta!

Sicher, Sie können es auf ein Minimum reduzieren. Wenn Sie Ihren Firmennamen und die Anschrift auf den Briefkopf setzen, ist im Grunde das Wesentliche gesagt. Das Wesentliche schon, aber noch längst nicht alles. Natürlich ist es immer gefährlich, das Briefpapier zu sehr zu überladen. Wenn Ihr Kunde vor lauter Daten auf dem Briefpapier kaum noch das findet, was er sucht, wird ihn das nicht gerade fröhlich stimmen. Trotzdem können Sie es mit dem Minimalismus aber auch übertreiben. Und mal ganz nebenbei: Ihre Steuernummer muss sowieso auf dem Briefkopf zu finden sein, das schreibt schon der Gesetzgeber vor. Natürlich müssen Sie diese nicht am wertvollsten Platz der Briefpapiers positionieren. Aber fehlen darf Sie auch nicht, schon gar nicht, wenn Sie Rechnungen verschicken.
Neben Ihrem Namen und der Anschrift ist es ratsam, in jedem Fall Ihre Telefonnummer gut sichtbar in das Briefpapier einzubauen. Wenn Ihr Kunde spontan nach Erhalt Ihres Briefes eine Frage hat, ist es ärgerlich für ihn, wenn er lange nach Ihrer Telefonnummer suchen oder seine Schubladen nach Ihrer Visitenkarte durchsuchen muss. Ebenso wichtig ist Ihre E-Mail-Adresse. Es gibt Kunden, die telefonieren nicht gern, sondern schreiben lieber Mails. Auch diese Kunden müssen schnell auf Ihre Kontaktdaten zugreifen können.
Alles andere ist streitbar, die Gemüter sind sich nicht einig. Aber das ist auch gar nicht schlimm, denn es gibt hier keine Entscheidung über richtig oder falsch. Ob Sie Ihre Faxnummer auf dem Briefpapier brauchen, ist sicher auch davon abhängig, ob diese Form der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden gängig ist. Auch mit der Handynummer ist es so eine Sache. Es gibt Unternehmer, die es grundsätzlich ablehnen, Ihre Mobilfunknummer anzugeben. Für andere ist die Angabe selbstverständlich. Das Gleiche gilt auch für die Website. Ob sie auf Ihr Briefpapier muss oder nicht, entscheiden Sie letztlich selbst. Wie so vieles in Ihrem Unternehmer-Leben.